Vi bằng là gì? Các trường hợp lập vi bằng và lưu ý cần thiết

Lập vi bằng là một trong những cách thức được nhiều người lựa chọn để lập văn bản mang giá trị chứng cứ khi tham gia các giao dịch. Việc lập vi bằng giúp các bên giảm được rủi ro của hợp đồng, tuy nhiên, vẫn có rất nhiều thắc mắc liên quan đến câu hỏi vi bằng là gì và trong trường hợp nào cần phải lập vi bằng.

Hình ảnh biểu thị vi bằng

Vi bằng là gì?

Khoản 3, điều 2, Nghị định 135/2013/NĐ-CP quy định vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác.

Nói cách khác, vi bằng là một tài liệu bằng văn bản có hình ảnh, video, âm thanh kèm theo (nếu có). Trong tài liệu đó, Thừa phát lại sẽ mô tả, ghi nhận lại hành vi, sự kiện lập vi bằng mà đích thân Thừa phát lại chứng kiến một cách trung thực, khách quan. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng.
 

Hình ảnh biểu thị định nghĩa vi bằng

Tài liệu này có giá trị chứng cứ trước Tòa án nếu các bên có phát sinh tranh chấp liên quan đến sự kiện, hành vi lập vi bằng.

Thừa phát lại có quyền lập vi bằng đối với các sự kiện, hành vi theo yêu cầu của đương sự trừ các trường hợp vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng, đời tư, đạo đức xã hội và các trường hợp pháp luật cấm. Sau đó, Thừa phát phải gửi đến  Sở Tư Pháp thì vi bằng mới hợp lệ.

Ngoài Thừa pháp, thẩm phán hòa giải, các nhân viên công lực, chưởng kế, phụ tá công lý cũng có thể lập vi bằng.

Đặc điểm của vi bằng

• Vi bằng là căn cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ án. Những thủ tục liên quan đến vụ án sẽ rất mất thời gian, do đó, thay vì đến khi tranh chấp các bên thực hiện các thủ tục tốn kém để khởi kiện thì có thể lập vi bằng tại thời điểm giao dịch. Vi bằng được lập hợp pháp sẽ sẽ được tòa án coi là chứng cứ mà không phải thực hiện bất kỳ thủ tục nào khác.

• Hình thức của vi bằng là văn bản. Văn bản này phải do chính thừa phát lại lập, họ không được ủy quyền hay nhờ người khác lập và ký tên thay mình trên vi bằng.

• Việc lập vi bằng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về hình thức và nội dung của văn bản.

• Vi bằng do thừa phát lại lập theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật được xem là chứng cứ và có giá trị chứng minh;

• Vi bằng có thể được sao chép và được sử dụng làm chứng cứ lâu dài. Việc vào sổ theo dõi, lưu trữ vi bằng phải tuân thủ các quy định về bảo mật và lưu trữ.

Các trường hợp nên lập vi bằng

• Lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản trước khi bị thu hồi đất.

• Lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản trước khi bị cưỡng chế thi hành án.

• Ghi nhận hiện trạng tài sản trước khi Ngân hàng thu giữ tài sản để xử lý nợ.

• Lập vi bằng ghi nhận hành vi vu khống, nói xấu trên mạng xã hội.

• Vi bằng ghi nhận phiên họp Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban giám đốc công ty.

• Lập vi bằng ghi nhận việc đặt cọc.

• Lập vi bằng ghi nhận việc gửi giữ tài sản.

• Lập vi bằng ghi nhận website, thông tin hình ảnh trên mạng internet.

Lưu ý về vi bằng

Nhiều người đã lạm dụng Vi bằng trong việc “làm chứng” các hợp đồng mua bán, đặc biệt là mua bán đất khi không có giấy tờ, sổ đỏ. Điều này là sai quy định pháp luật. Bản chất thì vi bằng chỉ ghi nhận việc:

• Bên A giao tiền cho bên B

• Bên B giao giấy tờ cho bên A

Hiện nay, nhiều người mua nhà bị nhầm tưởng vi bằng thừa phát lại có thể thay công chứng. Hoạt động lập vi bằng của Thừa phát lại có những nét giống với hoạt động công chứng, tuy nhiên, hoạt động lập vi bằng không phải là hoạt động công chứng. 

Hình ảnh biểu thị so sánh vi bằng và công chứng

Nếu công chứng là việc công chứng viên thay mặt nhà nước để chứng kiến và công nhận tính xác thực của các văn kiện giấy tờ, các hợp đồng dân sự theo yêu cầu của khách hàng thì hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại là lập các chứng thư (vi bằng) về những sự kiện, hành vi xảy ra ở mọi nơi mà ít bị khống chế về mặt không gian và thời gian. Vi bằng không có giá trị thay thế văn bản (hợp đồng) công chứng, chứng thực.

Phương pháp, trình tự, thủ tục thực hiện

Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng

Khi có nhu cầu lập vi bằng, khách hàng phải đến Văn phòng thừa phát lại. Khách hàng điền nội dung yêu cầu lập vi bằng vào Phiếu yêu cầu lập vi bằng theo mẫu. Thư ký nghiệp vụ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của nội dung yêu cầu lập vi bằng và trình Thừa phát lại được phân công theo dõi vụ việc quyết định.

Trường hợp khách hàng yêu cầu lập vi bằng thông qua các phương tiện thông tin khác, Phiếu yêu cầu lập vi bằng, Phiếu cung cấp thông tin sẽ được thực hiện tại nơi khách hàng yêu cầu.

Thỏa thuận về việc lập vi bằng

Cá nhân, tổ chức muốn lập vi bằng về các sự kiện, hành vi phải thỏa thuận với Trưởng văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng. Thỏa thuận được lập thành biên bản với các nội dung chủ yếu sau:

• Nội dung cần lập vi bằng: là các sự kiện, hành vi hay chuỗi hành vi liên quan đến sự kiện nào đó mà thừa phát lại phải tiến hành lập vi bằng.

• Địa điểm, thời gian lập vi bằng: Là không gian, địa điểm, thời gian nơi xảy ra sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại thực hiện việc lập vi bằng. 

• Chi phí lập vi bằng: Là phần kinh phí mà người đề nghị lập vi bằng phải thanh toán cho thừa phát lại. 

• Các thỏa thuận khác, nếu có: Các bên có thể thỏa thuận thêm về một số nội dung như trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng, tình trạng bất khả kháng, quyền lợi của người thứ ba có liên quan…

Văn bản về việc thỏa thuận lập vi bằng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Nếu thông tin và tài liệu cung cấp không đầy đủ, không chính xác dẫn đến việc lập vi bằng của thừa phát lại không đúng thì người yêu cầu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những sai sót đó.

Tiến hành lập vi bằng

Vi bằng theo mẫu có thể được lập tại Văn phòng Thừa phát lại hoặc tại nơi mà khách hàng yêu cầu đối với các sự kiện, hành vi mà thừa phát lại trực tiếp chứng kiến. 

Thừa phát lại sẽ mô tả cụ thể sự kiện, hành vi cần ghi nhận; tiến hành đo đạc, chụp ảnh, quay phim… trung thực, khách quan trong vi bằng.

Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu, 01 bản gửi Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng, 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng. 

Trong trường hợp có sai sót về kỹ thuật trong khi ghi chép, đánh máy mà việc sửa chữa không làm ảnh hưởng đến tính xác thực của vi bằng thì Thừa phát lại được sửa lỗi đó. Việc sửa chữa lỗi kỹ thuật của vi bằng phải được thực hiện bằng văn bản, do Thừa phát lại lập, ký và đóng dấu của Văn phòng Thừa phát lại.

Trong trường hợp vi bằng đã được giao cho người yêu cầu và đăng ký tại Sở Tư pháp thì Thừa phát lại phải thông báo bằng văn bản việc sửa chữa lỗi kỹ thuật cho người yêu cầu và Sở Tư pháp biết. 

Trước khi ký vào vi bằng, Thừa phát lại tự mình kiểm tra lại giấy tờ tùy thân của khách hàng, người bị lập vi bằng, người làm chứng… và yêu cầu những người tham gia, chứng kiến, người có hành vi bị lập vi bằng ký tên vào vi bằng.

Vi bằng được đóng số theo thứ tự thời gian, ghi vào sổ theo dõi vi bằng và được lập thành 03 bản chính. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. 

Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng, cấp bản sao vi bằng

Sau khi hoàn thành việc lập vi bằng, thừa phát lại phải giao cho người yêu cầu 01 bản chính. Khi giao vi bằng, thừa phát lại hoặc thư ký nghiệp vụ đề nghị khách hàng ký vào sổ bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.

Trường hợp Văn phòng thừa phát lại giải thể thì Văn phòng thừa phát lại phải thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Đối với những vi bằng đã được lập thì Văn phòng thừa phát lại phải tiếp tục hoàn thành việc đăng ký với Sở Tư pháp trước khi hoàn tất hồ sơ về việc giải thể.

Bản sao vi bằng chỉ được cung cấp trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp bản sao vi bằng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã lập vi bằng. Công dân không có quyền trực tiếp yêu cầu nhưng có thể đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu Văn phòng thừa phát lại cung cấp bản sao vi bằng để làm căn cứ trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến mình.

Những hạn chế đối với vi bằng

Điều 25 Nghị định 61/2009/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 135/2013/NĐ-CP) quy định Thừa phát lại không có quyền lập vi bằng đối với:

• Các trường hợp thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng hoặc thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND các cấp, như: Giao dịch chuyển nhượng, tặng cho nhà, đất…;

• Các trường hợp quy định tại Điều 6 của Nghị định 61/2009/NĐ-CP về những việc Thừa phát lại không được làm (những việc liên quan đến quyền, lợi ích của bản thân và những người là người thân thích của mình, bao gồm: Vợ, chồng, con đẻ, con nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, bác, chú, cậu, cô, dì và anh, chị, em ruột của Thừa phát lại, của vợ hoặc chồng của Thừa phát lại…);

• Các trường hợp vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng; vi phạm bí mật đời tư theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật Dân sự;

• Mặt khác, Thừa phát lại chỉ được lập vi bằng các sự kiện, hành vi xảy ra trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại và vi bằng phải được đăng ký tại Sở Tư pháp thì mới hợp pháp. 

Vi bằng là khái niệm quan trọng cần nắm rõ trong các hợp động dân sự, việc hiểu kỹ càng các thủ tục về lập vi bằng sẽ giúp tiết kiệm thời gian tối đa cho các bên tham gia hợp đồng. Từ đó, các bên có thể tránh được các mâu thuẫn phát sinh dẫn đến tranh chấp.